פעמים רבות הוצגה בפנינו השאלה מהו המבנה המתאים ביותר לניוזלטר או למכתב שיווקי? התשובה לכך היא שאין מבנה מומלץ אחד, אלא יש להתאים את המבנה לסוג התוכן ולמסר שאותו רוצים להעביר. יחד עם זאת, אין סיבה להמציא את הגלגל בכל פעם מחדש כאשר עומדים לשלוח ניוזלטר. המלצתנו היא להשקיע מחשבת תחילה ולתכנן תבנית קבועה ומעוצבת, שתוכל לשמש לכל מסר שנרצה להעביר...

אם אתם שולחים ניוזלטר לנמענים רבים, השורות הבאות מיועדות לכם. האם בעקבות הדיוור נתקלתם בעומס על השרת שלכם ובזבזתם שעות ארוכות עד שנשלחו כל המיילים? האם לאחר הדיוור התיבה שלכם התמלאה במיילים חוזרים? האם כבר קרה לכם פעם, ששכחתם להצניע את רשימת הכתובות אליהן שלחתם את הניוזלטר או שהוא נשלח, בטעות, עשרות פעמים לאותה כתובת עד שלבסוף התקבלה נגדכם תלונה ונחסמתם סופית?!
את כל אלו ניתן היה למנוע לו השתמשתם במערכת דיוור מקצועית.
שימוש במערכת כזו אמנם עולה כסף, אך הוא חוסך זמן רב, וכידוע - זמן הוא כסף.

ניוזלטר הוא כלי שיווקי ונועד להביא אותך למודעות הלקוח, כלומר ליצור ביקוש לשירותיך. כלי זה יכול להיות גם מכירתי, ולהוביל לפעולה ולתגובה מיידית, לשם כך עלייך לנסח ולעצב אותו בצורה שתמקסם את תגובות הנמענים. לשימושכם 3 טיפים שיכולים לשפר את שיעורי התגובה לניוזלטר הבא שלכם:

אחרי שבנינו רשימת תפוצה (מורשית, כמובן...) עיצבנו והפקנו את המכתבים האלקטרוניים - נשאלת השאלה "מתי לדוור? - האם אפקטיבי יותר לדוור באמצע השבוע או אולי בסופו? באילו שעות נזכה לתגובות הטובות ביותר?

מה הקשר בין מכתבים חוזרים (Bounces) לבין העובדה שיתכן ותזוהו כ - Spammers (שולחי דואר זבל) ומכתביכם יחסמו למרות שאינכם כאלו?
מי שהתנסה כבר בדיוור אלקטרוני - בעיקר דרך תוכנות "לא ייעודיות" כגון OutLook, מכיר קרוב לוודאי את אותן הודעות דואר אלקטרוני חוזרות המכונות בשפה המקצועית - Bounces.

רשימת התפוצה הינה חלק חשוב בתהליך הדיוור האלקטרוני. מיותר לציין שככל שהרשימה גדולה יותר כך טוב יותר, ואכן - רשימה גדולה יותר היא אחת מהמטרות של הארגונים המדוורים, אך גם כאן לא רק הכמות קובעת - אלא גם איכותם של רשומות הנמענים. כמובן שתהליך איסוף כתובות אינו כולל רק טופס הרשמה באתר האינטרנט, אלא איסוף ידני או ממוחשב במספר נקודות ממשק של הארגון עם קהל היעד, במאמר זה נתרכז באופן טבעי בנושא רישום באמצעות האתר.

חיידק האנטרקס מסתבר, הפך תוך זמן קצר לידידם הטוב של חברות אמריקאיות המתמחות בשיווק
בדואר האלקטרוני. הבהלה שגרם החיידק הקטלני גרם לסגירה לסירוגין של סניפי דואר, להשבתת
דוורים לצורך בדיקות רפואיות ולחשש כללי של אזרחים לפתוח מעטפות דואר ממקורות שונים. בעלי
עסקים וארגונים שונים הבינו שמעבר ליתרונות המוכרים של שימוש בדואר אלקטרוני לצורכי שיווק
(עלויות הפצה נמוכות, אפקטיביות גבוהה ויכולות מעקב ושליטה בזמן אמת), אין דרך טובה מזו לחדור
מבעד לדלתות הכניסה של ביתו של האזרח האמריקאי המפוחד.

בשנות ה- 60 הטביע איש התקשורת המבריק מארשל מקלואהן את הביטוי "המדיה היא המסר". זה נכון בשיווק, זה נכון בשכנוע, ולמעשה השניים קשורים בקשר הדוק - כדי להצליח בשיווק הצעות עסקיות ולשכנע, יש להתאים את המסר למדיה כתובה או אלקטרונית.

דיוור טוב איננו אחד שנשלח למספר רב של נרשמים או כזה שרק יוצר מכירות רבות או התעניינות טלפונית. דיוור נחשב איכותי כשהוא גורם לנמענים להיות מסופקים וגורם להם לרצות עוד.

ודאי שאלת את עצמך לא פעם האם כל הדיוורים שנשלחים באמצעות המערכת מגיעים ליעדם? כמה מתוכם נפתחים? כמה חוזרים? או במילים אחרות מהם שיעורי עבירות טובים? וכיצד יודעים מהם הנתונים הסטטיסטיים שמאשרים שהדיוור נשלח כהלכה?

בשלב זה כבר צברת ניסיון מסוים בתפעול המערכת ובהפקת דיוורים. אך עדיין ודאי שאלת את עצמך כיצד משפרים את הדיוור והופכים אותו לאפקטיבי יותר מבחינת ההפקה שלו ובעיקר מבחינת התוצאות שלו. אז מה כדאי לעשות כדי שהדיוור יניב תוצאות?